Khi các phòng tổ chức hành chính, nhân sự chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu của cơ quan, chúng ta điều biết rằng cần phải có kho bảo quản tài liệu và trang thiết bị bảo quản cho nó

Hướng dẫn sử dụng hòm tôn lưu trữ tài liệu an toàn và hiệu quả

      Khi các phòng tổ chức hành chính, nhân sự chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu của cơ quan, chúng ta điều biết rằng cần phải có kho bảo quản tài liệu và trang thiết bị bảo quản cho nó: bao gồm tủ sắt, hòm tôn thùng tôn đựng tài liệu, giá kệ sắt....v.v. ngoài ra, cần phải có tổ chức cụ thể về phương thức bảo quản tài liệu, các biện pháp hay kỹ thuật lưu trữ tài liệu. Trong đó, cần thiết nên phải có thêm nghiệp vụ tu bổ hay phục chế tài liệu văn phòng.

Tại sao lại dùng "Thùng tôn lưu trữ tài liệu" :

      Sản phẩm hòm tôn, thùng tôn rất hữu ích hiện nay, tác dụng hòm tôn được khẳng định bởi có thể chuyển tài liệu dễ dàng, sắp xếp tài liệu văn phòng theo năm, tháng và quý. Thùng tôn chống mối mọt, ẩm mốc, cháy nổ và bảo quản lưu trữ tài liệu trong thời gian dài từ 10 – 20 năm tùy vào điều kiện ngoại cảnh. Giá thành hòm tôn văn phòng lại rẻ hơn hẳn so với khi dùng tủ tài liệu và giá kệ sắt.

      Nguyên tắc chung khi sử dụng thùng tôn đựng tài liệu văn phòng là thùng tôn phải được sắp xếp tại nơi khô ráo và môi trường sạch (tránh những môi trường công trình, hầm xây dựng ẩm mốc, nước thải...), thùng tôn đựng hồ sơ nên để nơi thuận lợi cho việc đi lại tại văn phòng, kho lưu trữ, nơi có công tác phòng cháy và chữa cháy nhanh và tốt nhất.

Cách sắp xếp lưu trữ tài liệu văn phòng khoa học trong thùng tôn:

      1/ Sắp xếp lưu trữ tài liệu theo thời gian: sắp xếp theo năm, tháng,quý hay sự kiện....

      2/ Sắp xếp tài liệu văn phòng theo mẫu ( tự đặt ra): nghĩa là chúng ta quy định riêng về chủ đề A (ví dụ) thì được lưu trữ những cái gì (kế tóan, chi phí, tiếp khách, ...), tiếp đến chủ đề B,C ....

      3/ Sắp xếp lưu trữ tài liệu theo kim tứ đồ ( quan trọng + cấp thiết ;quan trọng + không cấp thiết; cấp thiết + không quan trọng; không quan trọng + không cấp thiết ).

Lưu ý khi sử dụng thùng tôn đựng tài liệu:  

      Tài liệu giấy tờ văn phòng lưu trữ bằng thùng tôn cần duy trì nhiệt độ hay độ ẩm như sau:

      • Nhiệt độ : Khoảng từ 18 đến 22 độ C, nhiệt độ lý tưởng là 20 độ C
      • Độ Ẩm: Trên dưới 50 ( cộng trừ 5%)

       Quý cơ quan văn phòng nên dùng một số phương pháp quản lý,sắp xếp để có thể tra cứu thông tin thuận lợi và nhanh chóng

       – Dùng bút màu không bay mực đánh số tại góc bên phải hòm tôn đựng tài liệu ( 1, 2 , 3 ...

)
       – Dán nhãn in thể thiện thông tin nội dung trên thùng tôn đựng hồ sơ đó (vd:hợp đồng kinh tế 2015)

       – Ứng dụng nhãn dán mã vạch để quản lý lưu kho khi số lượng quá lớn hoặc đơn giản hơn là lưu trữ bằng bảng tính Excel.